Si recibes varios emails cada día estarás de acuerdo con nosotros en la utilidad que tiene su clasificación, como se colocan los documentos en las carpetas del ordenador. Es por eso que hoy traemos algunos consejos sobre cómo clasificar los emails.
En primer lugar hay que tener en cuenta los criterios de clasificación, que pueden atender al remitente, en función de quienes nos parecen más importantes y cuáles menos, también la frecuencia con la que recibimos correos electrónicos de esas personas, organizaciones o empresas, ya que si son muchos y luego queremos recuperarlos podría ser interesante tenerlos juntos en una misma sección. La fecha puede ser otro de los criterios, si una oferta para un descuento acaba tal día o hay que revisar algún documento antes de que finalice el mes. Por último, la prioridad o importancia que se da a cada mensaje influirán también en la organización del mismo.
Por tanto, cada vez que llega un nuevo email hay que preguntarse si merece la pena enviarlo a un buzón concreto o dejarlo simplemente en la bandeja de entrada.
Luego, aprovechar los recursos más visuales para recuperar rápidamente aquello que buscamos. Si creamos diferentes carpetas, que el nombre sea corto para identificarlo rápidamente. Si usamos colores, asignar una tonalidad a cada tema, por ejemplo: trabajo en rojo, familia en azul y newsletters en verde.
Si recibimos frecuentemente emails de alguna compañía en concreto, quizás nos ayude asignar un color que identifique la marca, es decir, que si el amarillo es el color que predomina en las comunicaciones de esta empresa, podemos clasificar sus emails con la etiqueta amarilla.
Entre las carpetas de un correo electrónico no debes olvidarte de la de spam. Hay que revisarla con frecuencia, pues a veces en ella están emails que pueden sernos útiles. Con esta sección hay que tener dos precauciones: una es configurar el email para que, cuando llegue un correo clasificado como no deseado, también nos avise, bien con una notificación bien indicando con el número cuántos mensajes no han sido leídos; la otra recomendación es que cuando descubramos un email que no debería estar en spam, lo clasifiquemos como correo deseado, para evitar que en las siguientes ocasiones llegue a la carpeta equivocada.
Por último, los gestores de correo ofrecen etiquetas y filtros que permiten clasificar los emails de forma rápida y eficaz.
Todos estos trucos nos ayudarán a encontrar mejor ese email que queremos encontrar y no localizamos en la larga lista que almacena nuestra bandeja de entrada.