Todo el mundo usa el correo electrónico, pero ¿lo hacen correctamente? El colectivo “Ollin, Jóvenes en movimiento”, con sede en Mexico, establecen un decálogo para un buen uso del email que a continuación recogemos:
- Sé formal. Evita diminutivos, apodos o nombres que sean difíciles de entender. Lo mejor es recurrir al nombre y el apellido para formar tu dirección, especialmente si la cuenta tiene un uso profesional.
- Sin faltas de ortografía. Escribe correctamente evitando las faltas de ortografía. Incluso si escribes un email a un amigo o familiar, el texto debe cumplir con las normas de la Academia para tener una lectura fácil y ágil.
- Copia oculta. En función de quién es el destinatario elige rellenar el campo “para” o el de copia oculta (CCO). Todo depende de a quién tengas que enviar la información que escribas, pero también de quién necesita verla sin conocer al resto de receptores del mensaje.
- El asunto del correo. Vigila que el asunto del correo resuma el contenido del email. Así será más fácil que el destinatario lo clasifique en función de la prioridad.
- Estructura del mensaje. El contenido debe tener tres partes: saludo, cuerpo y despedida. En función del destinatario se le dará un tono más coloquial o más formal, pero en cualquier caso intenta ser claro y conciso.
- Firma del email. En la firma del email incluye datos como el nombre, cargo, organización o empresa en la que trabaja y datos de contacto. Si incluyes una imagen intenta que no esté sobredimensionada y el tamaño se ajuste al espacio de la firma, para que sea fácil de cargar.
- Respuestas masivas. Cuando recibes un correo en el que están incluidas varias direcciones de email y eliges la opción de responder a todos, comprueba si la respuesta es para todos esos contactos o sólo para algunos.
- Reenvío selectivo. Al reenviar un correo debes revisar si la información incluida previamente es útil para el destinatario o si sólo necesita parte del contenido. El resto puede borrarse.
- Revisión general. Antes de darle al botón de “enviar” revisa que todo el email esté correctamente para no tener olvidos habituales como no adjuntar un archivo que se menciona en el texto.
- Correo no deseado. Revisa periódicamente la carpeta de spam porque a veces allí hay mensajes que esperabas. Si con una dirección concreta todos los correos se van a spam deberás crear un filtro para evitarlo.