Es habitual leer de manera transversal en Internet, lo cual puede hacer que nos saltemos cosas importantes frente a una bandeja llena de emails. Además, revisar cada día cientos de mensajes nuevos o tener que actualizar cada cinco minutos el gestor de correo nos hace perder un tiempo muy valioso, que en muchas ocasiones no tenemos. Para ser más eficaces en el uso del email, la clave es gestionar mejor tu relación con la bandeja de entrada.
El primer truco es crear filtros para los mensajes que llegan. En función del remitente podemos clasificar qué mensajes son importantes, cuáles son urgentes y cuáles pueden esperar. La clasificación sólo nos llevará unos minutos cada día, tiempo que ganaremos en la organización para luego revisarlos de mayor a menos importancia. Los gestores de correo permiten también una clasificación automática en función de diversos parámetros, usando la tecnología para que nuestro uso del email sea más cómodo.
Otra forma de clasificar los mensajes es preparar carpetas y subcarpetas o asignarles etiquetas para facilitar su posterior búsqueda. En una misma carpeta podemos incluir los proyectos de un cliente, agrupar los emails de un mismo remitente o separar por temáticas. Cada usuario deberá escoger la que le sea más útil en cada ocasión. Por otro lado, las etiquetas nos ayudan a recuperar esos mensajes que leímos hace meses y que revisar uno a uno nos llevaría mucho más tiempo. El correo electrónico es una herramienta muy útil que debemos configurar para que esté a nuestro servicio y no al revés.
La mejora de la gestión del email se puede potenciar con las opciones de envío. Hay extensiones en navegadores y aplicaciones que nos ofrecen múltiples funciones en las que no caemos a primera vista. Programar el envío de un correo electrónico, saber si el destinatario lo ha leído o solicitar una notificación si después de un tiempo no tenemos respuesta de algún mensaje concreto son algunas opciones que potencian este canal de comunicación.
Por último, es habitual tener varias cuentas de correo electrónico, pero no es tan frecuente acceder cada día a todas ellas. Por eso, te aconsejamos que te limites a tener dos usuarios diferentes, uno de carácter profesional y otro para temas particulares y familiares. Después de esto, unifica ambas cuentas en un mismo servidor de correo para gestionar todos los correos en un único lugar. Con este truco no sólo ahorrarás tiempo, sino que no te perderás ninguna novedad en tu correo electrónico.