Entrar en la bandeja de entrada del correo y ver que hay más de doscientos mensajes sin leer agobia a cualquiera. Bien es cierto que muchos aprenden a convivir con ello, como quien se acostumbra a tener la cartera llena de monedas de céntimo de euro o deja de mirar la ropa acumulada en la silla de la habitación por pereza a vaciarla.
Finalmente llega un día en el que decides vaciar el monedero, colocar la ropa en el armario y poner a cero la bandeja de entrada. ¡Qué ordenado se ve todo! A continuación, los siguientes consejos para liberar tu inbox cuando se encuentra saturado.
La regla de los dos minutos indica que para responder un email tan solo hacen falta dos minutos. Esta limitación de tiempo ayudará a que la limpieza se haga con mayor celeridad.
Prioriza los correos. Responde con mayor urgencia aquellos que no puedan esperar más y revisa el resto empezando por lo más reciente y continuando por los recibidos en fechas previas, para no acumular más cola de respuesta.
Hay aplicaciones y extensiones de navegadores que convierten los correos electrónicos en tareas, lo que ayuda a despejar la bandeja de entrada para centrar los esfuerzos en los temas realmente importantes.
Si te vas de vacaciones o coges unos días libres, recuerda la función “respuesta automática” para avisar que estás fuera de la oficina y evitar una mayor acumulación cuando regreses. Especificar la fecha en la que volverás ayudará a que tus contactos dejen de enviar correos que saben que no van a ser vistos hasta la fecha señalada.
Vaciar la bandeja de entrada puede convertirse en un juego, de hecho, hay uno llamado “email game” en el que se otorga un tiempo a cada correo para ejecutar alguna de estas acciones: contestar, reenviar, etiquetar, archivar, borrar o saltar para mirarlo más adelante. Se consiguen puntos cuando menos tiempo se use con respecto al asignado por el juego, que estima la dedicación a cada email en función de la extensión que tenga.
En el futuro, para evitar que se acumulen, además de estos consejos que te damos en Impacting para que tu cuenta de email esté sana, puedes evitar acumulación de correos con llamadas de teléfono, reuniones personales o comentarios directos a los compañeros con los que compartes espacio.