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Cómo manejar el correo eficientemente

La mayor parte de la población se ha hecho alguna vez una cuenta de correo electrónico. Sin embargo, hay gente que la usa diariamente, fundamentalmente por motivos laborales, otros entran ocasionalmente y hay quien ya no recuerda ni la contraseña que puso. Por eso, hoy vamos a dar algunas claves para manejar el email de una manera más eficaz.

Si tienes varias cuentas de correo electrónico, recuerda que existen programas para su gestión en ordenadores, así como aplicaciones para teléfonos móviles y tabletas. Sea una cuenta personal o profesional, procura que tenga gran capacidad de almacenamiento, pues siempre se reciben imágenes o vídeos que ocupan espacio y que, seguramente, queremos conservar.

Una vez hayas accedido a tu bandeja de entrada, utiliza las carpetas que el gestor de correo ofrece para clasificar los correos electrónicos por temáticas, así localizarás los temas que más te interesan con mayor facilidad.

Diferencia qué es responder, reenviar, archivar y eliminar. Pues cada una de estas funciones puede resultar irreversible y el mensaje elegido acaba en la dirección que menos deseas. Los tutoriales de Internet te ayudarán a entender mejor cómo funciona cada gestor de correo y en este blog continuaremos mensualmente con los post para ayudaros a lograr un manejo más eficiente.

Si viendo un mensaje crees que tendrás que volver a él más tarde hazle una señal. Hay teclas de prioridad y clasificación por colores para identificar el área al que pertenece, así como para colocarlo en la parte superior de la bandeja de entrada, aunque ya haya sido leído.

Los contactos también deben estar perfectamente identificados para localizarlos rápido cuando necesites escribirles. Al igual que se hace en email marketing, puedes crear listas en función de la relación que tienes con ellos (familia, amigos, trabajo) y complementar su email con otros datos de interés como la fecha de nacimiento o el lugar donde reside.

Ten en cuenta que para enviar un email hay tres campos en el destinatario del mensaje:

La casilla “Para” refleja el destinatario principal. Si incluyes varias direcciones, todas verán a quién más has enviado el email.

El campo “CC” muestra la lista de contactos a quien has enviado un email dirigido a varias personas. No existe por tanto privacidad en quiénes son los destinatarios.

Para ocultar a quién se envía el email hay que usar “CCO”. Esto se puede utilizar para copias de seguridad o para escribir a varios destinatarios que no quieres que se vean entre sí.